Een week voor aankomst zult u de lijst van de indeling van de gastgezinnen ontvangen. Tevens enkele overige documenten waaronder het programma, enkele checklists e.d. Bij aankomst wordt u ontvangen door uw lokale vertegenwoordiger welke u een dossier zal overhandigen welke alle benodigde documentatie bevat m.b.t. uw reis. Dit is inclusief o.a. stadsplattegronden, routes, documenten van de bezienswaardigheden inclusief adressen, beschrijvingen van toegang, quizzen, vragenlijsten, belangrijke telefoonnummers en bezoekbevestigingen. Een duplicaat hiervan is tevens in het bezit van uw lokale vertegenwoordiger.